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Llevamos ya varias semanas de confinamiento y todavía seguimos hablando de lo mismo: el coronavirus. Nos estamos volviendo expertos epidemiólogos, grandes estadistas y futuros ministros. Y obviamente todos seguimos preocupados porque esta situación está afectando a casi todos los sectores y en la mayoría de casos no podemos hacer nada para revertir la situación. En el mundo de los eventos también estamos viviendo momentos de incertidumbre. Sin embargo, en nuestra industria no está todo perdido, ni mucho menos. Porque aunque actualmente esté casi todo parado, no hay motivos para cancelar eventos siempre que se puedan posponer. Con esta medida salimos ganando todos en el sector: agencias, anunciantes, proveedores… Y en cuanto todo vuelva a la normalidad se podrá reactivar la economía de un modo más rápido. Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA) lanzó una campaña en redes sociales hace unos días en la que participamos varias agencias de eventos en la que se alentaba a posponer eventos y no cancelarlos. El eslogan principal era el de #PospónNoCanceles y los mensajes que se lanzaban decían: “cancelar eventos no es una opción. Es algo que ni siquiera tú te puedes permitir” o “somos expertos en posponer todos nuestros eventos personales, ¿por qué no vamos a ser expertos en posponer nuestros eventos profesionales?”. Como industria es nuestro deber conservar la calma y ver como evolucionan los acontecimientos. Ante la incertidumbre es mejor esperar y aplazar eventos, viajes, reuniones o cualquier otro tipo de acto, evitando desperdiciar las inversiones realizadas, pagar costes de cancelación y minimizando las consecuencias de la crisis. En otros ámbitos como el mundo del deporte o de la música, muchas organizaciones han decidido posponer sus eventos en vez de cancelarlos. A nivel nacional tenemos los ejemplos de dos de los festivales de música más importantes del país, ya que tanto el Primavera Sound como el Viña Rock (entre muchos otros) han decido celebrar sus eventos varios meses más tarde que la fecha original. E internacionalmente podemos comentar los ejemplos de la Eurocopa de fútbol o las Olimpiadas, que tendrán que esperar al año que viene para realizarse. En definitiva, es momento de mantener la calma y tomar soluciones sensatas. Esta situación no durará eternamente y muchas empresas ahí fuera ya han decido esperar a que el temporal amaine para sacar su evento adelante. Así que, como dicen en AEVEA, ¿por qué no vamos a posponer nuestros eventos profesionales si somos expertos en aplazar nuestros eventos personales?

El coronavirus sigue expandiéndose alrededor del mundo a toda velocidad, pero desde la industria de los eventos tenemos que estar preparados para volver a la actividad cuando todo acabe. Para ello, debemos combinar nuestra creatividad y pasión por organizar actos rompedores e innovadores con las nuevas medidas sanitarias de seguridad que recomienden una vez empecemos a volver a la normalidad. Desde la Organización Mundial de la Salud ya están empezando a imaginar cómo será el futuro post Covid19 y han publicado una serie de recomendaciones para la organización de grandes eventos. Sin embargo, ya sea tu evento multitudinario o más reducido, siempre es mejor tomar el mayor número de medidas posibles para prevenir. A continuación te contamos las principales medidas que propone la OMS. FASE DE PLANIFICACIÓN Nombrar a una persona como «enlace». Debe haber en todo momento una persona del equipo que funcione como enlace entre la organización del evento y las autoridades sanitarias locales. Esta persona debe estar disponible 24 horas al día y mantener continuamente activos los canales de comunicación con el sistema sanitario. Realizar una evaluación de riesgos del evento. Plan de acción específico para el Covid-19 que ayude a mitigar todo tipo de riesgos hallados durante la evaluación previa. Evaluación de la capacidad y recursos del lugar donde se realice el evento. Plan de comunicación coordinado con las autoridades sanitarias locales desarrollando las acciones que se deban llevar a cabo durante situaciones concretas. FASE OPERATIVA Comunicación de riesgos. Se debe informar en todo momento a los asistentes de las medidas llevadas a cabo y de los protocolos a seguir en caso de emergencia. Control y vigilancia de la salud de los participantes. Los organizadores deberán coordinarse con las autoridades para detectar posibles síntomas en los asistentes y mitigar la propagación de la enfermedad en caso de producirse. Test y diagnósticos. Los organizadores deben tener acceso a las herramientas apropiadas para realizar tests fiables a aquellos asistentes que presenten síntomas. Instalaciones y emplazamientos específicos para el tratamiento de asistentes con síntomas. Medidas para la prevención de la transmisión del virus. Aconsejar a los asistentes que no se encuentren bien que se queden en casa, promover medidas de higiene específicas (proveer puntos para el lavado de manos, por ejemplo), aislar a gente que se empiece a encontrar mal durante el evento, medidas de distanciamiento… FASE POST-EVENTO Controlar e investigar posibles casos de coronavirus después del evento. Los organizadores y participantes deben mantener abiertos los canales de comunicación con el fin de colaborar con las autoridades para gestionar una acción coordinada y eficaz. En el caso de que un asistente note síntomas, habrá que comunicarlo inmediatamente y tomar las medidas sanitarias pertinentes. Revisión e identificación de problemas durante el evento para notificarlo también a los siguientes organizadores.  

El coronavirus ocupa casi el cien por cien de los titulares de la actualidad, ha alterado casi todos los ámbitos de nuestra vida y está afectando a casi todos los sectores de la economía. La industria de los eventos tampoco es ajena a esta situación y también está atravesando por momentos delicados. Sin embargo, esto no quiere decir que todo se haya acabado y que haya que bajar los brazos. Las agencias de eventos siempre han sido creativas y han sabido reinventarse en las peores situaciones, y esto no ha cambiado. Es el momento de aportar soluciones y desde nuestro sector se está apostando por el mundo virtual. El streaming es el principal arma para combatir el coronavirus en nuestra industria. Y es que, el hecho de que tus clientes o el público general no pueda acudir a tus eventos no significa que no puedas realizarlo. Actualmente, existen varios ejemplos exitosos de “eventos” que triunfan en el escenario virtual y para los cuales no son imprescindibles los asistentes: competiciones de e-sports, presentaciones de Apple, webinars informativos, presentaciones de coches… Así que, si a otros sectores y grandes marcas les ha funcionado, ¿por qué no iba a funcionar en el mundo de los eventos? Este es el momento de dar un paso adelante y apostar por lo virtual. El uso de plataformas de streaming se ha disparado en las últimas semanas y con la futura llegada del 5g las herramientas de realidad virtual posibilitarán el vivir los eventos en primera persona desde casa. Por ello, los eventos online no solo se convertirán en una solución contra la situación provocada por el coronavirus, sino que serán un reclamo para nuevos clientes y una seña de innovación y adaptación a los nuevos tiempos de las empresas. En Inusual Events consideramos que en estos tiempos que corren las compañías deben estar permanente comunicadas con sus clientes o publico objetivo. Creemos que es imprescindible mantener una buena presencia digital, generando y comunicando contenido de calidad por la vía más óptima. Por tanto, hemos planteado una eficaz herramienta de video streaming para realizar eventos “vía” digital de la manera más óptima. Así que, si esta situación puede que afecte a tu evento, ten en cuenta que hay soluciones más allá de la cancelación. El streaming ha llegado al sector de los eventos y promete quedarse para seguir el camino de la innovación en una industria que no se cansa de reinventarse.

Aunque el teletrabajo no sea un práctica nueva, en muchos sectores no se ha llevado a cabo hasta ahora y debido a una situación extraordinaria. Sin embargo, esto no quiere decir que trabajar desde casa y lejos de la oficina implique un descenso en la productividad. En el artículo de hoy os damos 5 consejos para lograr ser más eficientes y productivos mientras teletrabajais: 1- Planifica tu jornada: ahora que estás trabajando desde casa puede que tengas mayor flexibilidad de horario y el hecho de no tener que trasladarte a la oficina te ahorra algo de tiempo por las mañanas. Aunque esto sea una gran ventaja, mucha gente no sabe organizarse adecuadamente y termina perdiendo un tiempo muy valioso mientras se despierta, desayuna, lee la prensa, etc. Lo primero que deberías hacer es marcarte una rutina dentro de casa y comenzar a fijar plazos y objetivos. También es una buena idea crear una lista de tareas principales y otras secundarias para cuando se reduzca la carga de trabajo. Ahora tienes más autonomía y eres más independiente, por ello debes ser más disciplinado. 2- Combate la soledad: los primeros días puede que aprecies la tranquilidad de trabajar por tu cuenta, pero al cabo de unos días puede que se empiece a hacer pesado y aburrido. Los expertos recomiendan que se planifiquen reuniones a través de videollamadas a diario o periódicamente con el fin de mantener al contacto entre los compañeros de trabajo y actualizaros cada cierto tiempo. También se aconseja mantener los grupos de whatsapp u otras plataformas activos. Recuerda que hay que mantener una buena dinámica de equipo aunque sea en la distancia. 3- Establece un espacio cómodo donde trabajar: sabemos que es tentador despertarse, coger el ordenador y trabajar desde tu cama o el sofá. Sin embargo, no es lo ideal. Se recomienda que se trabaje desde un lugar adecuadamente preparado para realizar las funciones pertinentes del día a día de tu empresa. Es importante discernir en tu propia casa los espacios dedicados al ocio y al trabajo. 4- Evita las distracciones: como hemos comentado previamente, es muy importante la disciplina autoimpuesta por cada uno. Al trabajar desde casa y sin que nadie nos controle se nos presentan muchas tentaciones para acabar con nuestra concentración. Es lógico que algún que otro break nos podemos tomar para descansar la vista o la espalda de vez en cuando. Pero esto no quiere decir que nos pongamos a ver una serie, a leer un libro o jugar a un videojuego durante un rato. 5- Vístete y no te quedes en pijama: es recomendable diferenciar entre la vida personal y laboral en casa. Por ello, cambiar el pijama por ropa de calle te dará la sensación de estar más metido en la dinámica laboral. Además, sobra decir que en caso de realizar una videollamada es mucho más profesional no realizarla en bata o pijama. En conclusión, cada uno tiene una situación diferente en casa y un perfil laboral diverso. No obstante, teniendo estos consejos como guía y adaptándolos a la situación personal propia, te ayudarán a ser más eficiente a la hora de trabajar desde casa.