El mundo de los eventos está en constante evolución, y en los últimos años hemos visto cómo las nuevas tecnologías y las redes sociales han influido en la forma en que se planifican, ejecutan y evalúan. En este artículo, analizaremos las principales tendencias que marcarán el futuro de la organización de eventos, basándonos en la información recopilada de diversas fuentes y expertos del sector.
- Co-creación y participación activa de los asistentes
1.1. Redes sociales y mecanismos de opinión
La decisión sobre el formato del evento, su programa y otros aspectos ya no recaerá exclusivamente en el organizador. Cada vez resulta más importante la participación activa de los asistentes en el proceso de planificación. Gracias a las redes sociales y a otros mecanismos que permiten conocer la opinión del público que asistirá a un evento, se podrán modular formatos que se adapten mejor a sus expectativas.
1.2. Herramientas de colaboración
También es fundamental contar con herramientas de colaboración que faciliten la comunicación entre el organizador y los asistentes. Estas herramientas pueden incluir encuestas, foros de discusión, aplicaciones móviles y otras plataformas que permitan a los usuarios expresar sus opiniones y sugerencias.
- Integración de los formatos de comunicación
2.1. Plan de comunicación corporativo
Los eventos solo tienen sentido cuando no se convierten en una finalidad en sí mismos, sino cuando forman parte del plan de comunicación corporativo. Este plan debe integrar acciones de publicidad, relaciones públicas y marketing directo para que los eventos adquieran más notoriedad y perdurabilidad en el tiempo.
2.2. Uso de la comunicación integrada
Un buen uso de la comunicación integrada permitirá que los eventos se complementen con otras acciones de marketing y relaciones públicas, generando mayor impacto y visibilidad para la marca o entidad organizadora.
- Establecimiento de focos temáticos
3.1. Transmisión de un mensaje y reflejo de valores
Los eventos deben transmitir un mensaje y ser un reflejo de los valores y la personalidad de la entidad que los organiza. La puesta en escena y su impacto visual adquieren una importancia clave, ya que son los elementos que causan la primera impresión en los asistentes.
3.2. Cuidado de los detalles
Establecer un eje temático pasa por cuidar todos los detalles, desde la elección del espacio, los colores de la escenografía, las texturas de la decoración, la música y el catering, hasta la aromatización. En este sentido, celebraciones anuales o presentaciones de nuevos productos pueden centrarse en temáticas variadas, como el mundo del swing, los años 20, el desierto, Las mil y una noches, etc.
- Estímulo del componente lúdico
4.1. Gamificación
La aplicación del concepto de gamificación a los eventos tiene como objetivo acabar con la pasividad del público y conseguir su participación a través del juego. Las presentaciones largas en PowerPoint pueden provocar que la audiencia pierda interés, por lo que es importante incorporar talleres prácticos, actividades do it yourself, concursos y juegos de rol para aumentar la atención y la motivación de los asistentes.
4.2. Creación de experiencias inmersivas
Otra tendencia en el estímulo del componente lúdico es la creación de experiencias inmersivas, utilizando tecnologías como la realidad virtual y la realidad aumentada. Estas herramientas pueden ser utilizadas para simular entornos y situaciones que permitan a los asistentes interactuar de manera más activa y entretenida con el evento.
- Sostenibilidad y responsabilidad medioambiental
5.1. Arquitectura efímera
Muchos eventos requieren arquitectura efímera, como stands de ferias o decoración de escenarios. Cada vez son más las empresas que apuestan por actuar con responsabilidad y dejar la menor huella medioambiental posible, incorporando en su interiorismo materiales reciclados, reutilizables y no contaminantes.
5.2. Gestión responsable de residuos
Además de utilizar materiales sostenibles, es importante implementar una gestión responsable de residuos en los eventos. Esto puede incluir la reducción del uso de plásticos de un solo uso, la promoción del reciclaje entre los asistentes y la contratación de proveedores comprometidos con prácticas sostenibles.
- Reducción de la ostentación
6.1. Adaptación a la situación económica
Los grandes eventos corporativos con impactantes puestas en escena están dando paso a otro tipo de formato, más ajustado a la actual situación de crisis económica. En este contexto, las empresas no pueden –y tampoco quieren– parecer frívolas o dar una imagen de dispendio de recursos, por lo que los actos que organizan denotan más austeridad.
6.2. Eventos más íntimos y personalizados
Esta tendencia se traduce en la organización de eventos más íntimos y personalizados, donde se prioriza la calidad y la experiencia de los asistentes por encima de la cantidad y el despliegue de recursos.
- Hibridación y vertiente virtual
7.1. E-meetings y webinars
En los últimos años, hemos observado un incremento de los e-meetings y los webinars. La mejora de las conexiones, las videoconferencias y el videostreaming permiten crear eventos virtuales, que comportan una importante reducción de los gastos (desplazamientos, alojamiento, alquiler de espacios, etc.) y a la vez una mayor perdurabilidad en el tiempo.
7.2. Espacios online para el networking
El diseño de eventos 2.0 pasa por habilitar espacios online donde favorecer el networking, la participación activa en las diferentes sesiones y la interacción con los ponentes. Sin embargo, la fuerza de un evento está muy vinculada a la capacidad de convertirse en un punto de encuentro que favorezca la interacción personal y la comunicación interpersonal, por lo que las actividades presenciales mantienen una arraigada tradición.
7.3. Eventos híbridos
La tendencia actual pasa por la hibridación, es decir, la organización de eventos que cuenten con una ejecución presencial, pero que a la vez tengan un importante componente virtual. Este tipo de eventos permite combinar lo mejor de ambos mundos, ofreciendo a los asistentes la posibilidad de participar tanto en persona como a través de plataformas digitales.
- Uso de nuevas tecnologías
8.1. Iluminación LED, video mapping y códigos QR
La evolución de las nuevas tecnologías ha llevado a los profesionales del sector a organizar actos más impactantes de forma más ágil y eficaz. La iluminación LED, el video mapping, los códigos QR, las apps y las tarjetas de visita electrónicas son solo algunas de las novedades que han facilitado la organización de eventos en los últimos años.
8.2. Evaluación del ROI con tecnología
Las nuevas tecnologías también están al servicio de la evaluación del retorno de la inversión (ROI) en los eventos. Herramientas como sistemas de seguimiento de asistentes, aplicaciones de feedback y análisis de datos permiten a los organizadores medir el impacto y el éxito de sus eventos de manera más precisa y eficiente.
- Personalización y segmentación
9.1. Eventos adaptados al perfil del asistente
La personalización es una tendencia clave en el futuro de la organización de eventos. Los organizadores deben ser capaces de adaptar sus eventos al perfil de los asistentes, teniendo en cuenta sus gustos, preferencias e intereses. Esto implica ofrecer contenido y actividades específicas para diferentes segmentos de público, así como diseñar experiencias personalizadas que hagan que cada asistente se sienta único y especial.
9.2. Uso de la tecnología para la personalización
La tecnología juega un papel importante en la personalización y segmentación de los eventos. Por ejemplo, las aplicaciones móviles pueden ofrecer a cada asistente información y recomendaciones basadas en sus intereses y preferencias, mientras que las herramientas de análisis de datos pueden ayudar a los organizadores a identificar patrones y tendencias que les permitan mejorar y adaptar sus eventos en función de las necesidades de su público.
- Seguridad y prevención
10.1. Protocolos de seguridad
La seguridad es un aspecto fundamental en la organización de eventos, y las tendencias futuras apuntan hacia la implementación de protocolos de seguridad más rigurosos y eficientes. Esto incluye medidas como el control de accesos, la vigilancia y la coordinación con las fuerzas de seguridad para garantizar la protección de los asistentes y los recursos del evento.
10.2. Prevención de riesgos y contingencias
Además de garantizar la seguridad, los organizadores de eventos deben estar preparados para enfrentar posibles riesgos y contingencias. Esto implica contar con planes de emergencia y evacuación, así como estar en constante comunicación con las autoridades y los servicios de emergencia para prevenir y gestionar cualquier situación adversa que pueda surgir durante el evento.
