Javier Pozo

Llevamos ya varias semanas de confinamiento y todavía seguimos hablando de lo mismo: el coronavirus. Nos estamos volviendo expertos epidemiólogos, grandes estadistas y futuros ministros. Y obviamente todos seguimos preocupados porque esta situación está afectando a casi todos los sectores y en la mayoría de casos no podemos hacer nada para revertir la situación. En el mundo de los eventos también estamos viviendo momentos de incertidumbre. Sin embargo, en nuestra industria no está todo perdido, ni mucho menos. Porque aunque actualmente esté casi todo parado, no hay motivos para cancelar eventos siempre que se puedan posponer. Con esta medida salimos ganando todos en el sector: agencias, anunciantes, proveedores… Y en cuanto todo vuelva a la normalidad se podrá reactivar la economía de un modo más rápido. Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA) lanzó una campaña en redes sociales hace unos días en la que participamos varias agencias de eventos en la que se alentaba a posponer eventos y no cancelarlos. El eslogan principal era el de #PospónNoCanceles y los mensajes que se lanzaban decían: “cancelar eventos no es una opción. Es algo que ni siquiera tú te puedes permitir” o “somos expertos en posponer todos nuestros eventos personales, ¿por qué no vamos a ser expertos en posponer nuestros eventos profesionales?”. Como industria es nuestro deber conservar la calma y ver como evolucionan los acontecimientos. Ante la incertidumbre es mejor esperar y aplazar eventos, viajes, reuniones o cualquier otro tipo de acto, evitando desperdiciar las inversiones realizadas, pagar costes de cancelación y minimizando las consecuencias de la crisis. En otros ámbitos como el mundo del deporte o de la música, muchas organizaciones han decidido posponer sus eventos en vez de cancelarlos. A nivel nacional tenemos los ejemplos de dos de los festivales de música más importantes del país, ya que tanto el Primavera Sound como el Viña Rock (entre muchos otros) han decido celebrar sus eventos varios meses más tarde que la fecha original. E internacionalmente podemos comentar los ejemplos de la Eurocopa de fútbol o las Olimpiadas, que tendrán que esperar al año que viene para realizarse. En definitiva, es momento de mantener la calma y tomar soluciones sensatas. Esta situación no durará eternamente y muchas empresas ahí fuera ya han decido esperar a que el temporal amaine para sacar su evento adelante. Así que, como dicen en AEVEA, ¿por qué no vamos a posponer nuestros eventos profesionales si somos expertos en aplazar nuestros eventos personales?

El coronavirus sigue expandiéndose alrededor del mundo a toda velocidad, pero desde la industria de los eventos tenemos que estar preparados para volver a la actividad cuando todo acabe. Para ello, debemos combinar nuestra creatividad y pasión por organizar actos rompedores e innovadores con las nuevas medidas sanitarias de seguridad que recomienden una vez empecemos a volver a la normalidad. Desde la Organización Mundial de la Salud ya están empezando a imaginar cómo será el futuro post Covid19 y han publicado una serie de recomendaciones para la organización de grandes eventos. Sin embargo, ya sea tu evento multitudinario o más reducido, siempre es mejor tomar el mayor número de medidas posibles para prevenir. A continuación te contamos las principales medidas que propone la OMS. FASE DE PLANIFICACIÓN Nombrar a una persona como «enlace». Debe haber en todo momento una persona del equipo que funcione como enlace entre la organización del evento y las autoridades sanitarias locales. Esta persona debe estar disponible 24 horas al día y mantener continuamente activos los canales de comunicación con el sistema sanitario. Realizar una evaluación de riesgos del evento. Plan de acción específico para el Covid-19 que ayude a mitigar todo tipo de riesgos hallados durante la evaluación previa. Evaluación de la capacidad y recursos del lugar donde se realice el evento. Plan de comunicación coordinado con las autoridades sanitarias locales desarrollando las acciones que se deban llevar a cabo durante situaciones concretas. FASE OPERATIVA Comunicación de riesgos. Se debe informar en todo momento a los asistentes de las medidas llevadas a cabo y de los protocolos a seguir en caso de emergencia. Control y vigilancia de la salud de los participantes. Los organizadores deberán coordinarse con las autoridades para detectar posibles síntomas en los asistentes y mitigar la propagación de la enfermedad en caso de producirse. Test y diagnósticos. Los organizadores deben tener acceso a las herramientas apropiadas para realizar tests fiables a aquellos asistentes que presenten síntomas. Instalaciones y emplazamientos específicos para el tratamiento de asistentes con síntomas. Medidas para la prevención de la transmisión del virus. Aconsejar a los asistentes que no se encuentren bien que se queden en casa, promover medidas de higiene específicas (proveer puntos para el lavado de manos, por ejemplo), aislar a gente que se empiece a encontrar mal durante el evento, medidas de distanciamiento… FASE POST-EVENTO Controlar e investigar posibles casos de coronavirus después del evento. Los organizadores y participantes deben mantener abiertos los canales de comunicación con el fin de colaborar con las autoridades para gestionar una acción coordinada y eficaz. En el caso de que un asistente note síntomas, habrá que comunicarlo inmediatamente y tomar las medidas sanitarias pertinentes. Revisión e identificación de problemas durante el evento para notificarlo también a los siguientes organizadores.  

El coronavirus ocupa casi el cien por cien de los titulares de la actualidad, ha alterado casi todos los ámbitos de nuestra vida y está afectando a casi todos los sectores de la economía. La industria de los eventos tampoco es ajena a esta situación y también está atravesando por momentos delicados. Sin embargo, esto no quiere decir que todo se haya acabado y que haya que bajar los brazos. Las agencias de eventos siempre han sido creativas y han sabido reinventarse en las peores situaciones, y esto no ha cambiado. Es el momento de aportar soluciones y desde nuestro sector se está apostando por el mundo virtual. El streaming es el principal arma para combatir el coronavirus en nuestra industria. Y es que, el hecho de que tus clientes o el público general no pueda acudir a tus eventos no significa que no puedas realizarlo. Actualmente, existen varios ejemplos exitosos de “eventos” que triunfan en el escenario virtual y para los cuales no son imprescindibles los asistentes: competiciones de e-sports, presentaciones de Apple, webinars informativos, presentaciones de coches… Así que, si a otros sectores y grandes marcas les ha funcionado, ¿por qué no iba a funcionar en el mundo de los eventos? Este es el momento de dar un paso adelante y apostar por lo virtual. El uso de plataformas de streaming se ha disparado en las últimas semanas y con la futura llegada del 5g las herramientas de realidad virtual posibilitarán el vivir los eventos en primera persona desde casa. Por ello, los eventos online no solo se convertirán en una solución contra la situación provocada por el coronavirus, sino que serán un reclamo para nuevos clientes y una seña de innovación y adaptación a los nuevos tiempos de las empresas. En Inusual Events consideramos que en estos tiempos que corren las compañías deben estar permanente comunicadas con sus clientes o publico objetivo. Creemos que es imprescindible mantener una buena presencia digital, generando y comunicando contenido de calidad por la vía más óptima. Por tanto, hemos planteado una eficaz herramienta de video streaming para realizar eventos “vía” digital de la manera más óptima. Así que, si esta situación puede que afecte a tu evento, ten en cuenta que hay soluciones más allá de la cancelación. El streaming ha llegado al sector de los eventos y promete quedarse para seguir el camino de la innovación en una industria que no se cansa de reinventarse.

Aunque el teletrabajo no sea un práctica nueva, en muchos sectores no se ha llevado a cabo hasta ahora y debido a una situación extraordinaria. Sin embargo, esto no quiere decir que trabajar desde casa y lejos de la oficina implique un descenso en la productividad. En el artículo de hoy os damos 5 consejos para lograr ser más eficientes y productivos mientras teletrabajais: 1- Planifica tu jornada: ahora que estás trabajando desde casa puede que tengas mayor flexibilidad de horario y el hecho de no tener que trasladarte a la oficina te ahorra algo de tiempo por las mañanas. Aunque esto sea una gran ventaja, mucha gente no sabe organizarse adecuadamente y termina perdiendo un tiempo muy valioso mientras se despierta, desayuna, lee la prensa, etc. Lo primero que deberías hacer es marcarte una rutina dentro de casa y comenzar a fijar plazos y objetivos. También es una buena idea crear una lista de tareas principales y otras secundarias para cuando se reduzca la carga de trabajo. Ahora tienes más autonomía y eres más independiente, por ello debes ser más disciplinado. 2- Combate la soledad: los primeros días puede que aprecies la tranquilidad de trabajar por tu cuenta, pero al cabo de unos días puede que se empiece a hacer pesado y aburrido. Los expertos recomiendan que se planifiquen reuniones a través de videollamadas a diario o periódicamente con el fin de mantener al contacto entre los compañeros de trabajo y actualizaros cada cierto tiempo. También se aconseja mantener los grupos de whatsapp u otras plataformas activos. Recuerda que hay que mantener una buena dinámica de equipo aunque sea en la distancia. 3- Establece un espacio cómodo donde trabajar: sabemos que es tentador despertarse, coger el ordenador y trabajar desde tu cama o el sofá. Sin embargo, no es lo ideal. Se recomienda que se trabaje desde un lugar adecuadamente preparado para realizar las funciones pertinentes del día a día de tu empresa. Es importante discernir en tu propia casa los espacios dedicados al ocio y al trabajo. 4- Evita las distracciones: como hemos comentado previamente, es muy importante la disciplina autoimpuesta por cada uno. Al trabajar desde casa y sin que nadie nos controle se nos presentan muchas tentaciones para acabar con nuestra concentración. Es lógico que algún que otro break nos podemos tomar para descansar la vista o la espalda de vez en cuando. Pero esto no quiere decir que nos pongamos a ver una serie, a leer un libro o jugar a un videojuego durante un rato. 5- Vístete y no te quedes en pijama: es recomendable diferenciar entre la vida personal y laboral en casa. Por ello, cambiar el pijama por ropa de calle te dará la sensación de estar más metido en la dinámica laboral. Además, sobra decir que en caso de realizar una videollamada es mucho más profesional no realizarla en bata o pijama. En conclusión, cada uno tiene una situación diferente en casa y un perfil laboral diverso. No obstante, teniendo estos consejos como guía y adaptándolos a la situación personal propia, te ayudarán a ser más eficiente a la hora de trabajar desde casa.

Hoy en día se organizan tantos eventos que es casi imposible desarrollar nuevas ideas que impacten en los asistentes. Sin embargo, desde Inusual Events te damos varias recomendaciones para que tus eventos sean innovadores y estén a la altura de las compañías más prestigiosas. RSC: RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA La Responsabilidad Social Corporativa es una forma de actuación adoptada por las empresas que implica una especial preocupación por el medio ambiente y el bienestar social. Actualmente, las empresas llevan a cabo diferentes prácticas solidarias y ecológicas para conseguir dar una mejor imagen y ayudar a los más necesitados. Añadiendo a tu evento alguna actividad relacionada con la Responsabilidad Social Corporativa conseguirás dar una imagen moderna y ayudar al medio ambiente o a sectores sociales más desfavorecidos. Durante el evento puedes utilizar materiales biodegradables, regalar productos ecológicos o donar parte de lo recaudado a alguna asociación. GAMIFICACIÓN Independientemente del evento que quieras hacer, la gente quiere pasarlo bien. La Gamificación es una técnica de aprendizaje que usa elementos y dinámicas propias de juegos con el fin de aprender. En otras palabras, si organizas actividades para que tus asistentes se diviertan y aprendan algo, conseguirás que tu evento sea recordado por haber hecho algo divertido y diferente y habrás conseguido vender tu marca. Puedes organizar concursos o yincanas y regalar cosas que tengan relación con tu marca como premio. ESTRATEGIA DIGITAL No te olvides de las oportunidades que presentan internet y los medios digitales. No solo puedes amplificar tu evento en redes sociales, sino que puedes llegar a captar futuros interesados en tu marca o evento para próximas acciones con una buena campaña de marketing digital. Más allá de las redes sociales o las newsletters informativas previas al evento, un ejemplo claro del uso del mundo digital es la creación de plataformas para fomentar la interacción de los asistentes antes, durante y después del evento. Este tipo de plataformas se usan en ferias o mercados para que los posibles compradores, vendedores o socios que acudan puedan iniciar a conocerse. De esta manera, se pueden establecer las primeras relaciones y concretar reuniones. ELEMENTOS TECNOLÓGICOS Es sin duda uno de los factores que más crece en el mundo de los eventos. El uso de elementos tecnológicos te permitirá realizar eventos espectaculares que quedarán en la memoria de todos los que asistan. Algunos de los elementos tecnológicos más usados por las compañías son los Ipads, la Realidad Aumentada, la Realidad Virtual o el Video Mapping. No lo pienses dos veces, si crees que tus eventos se han quedado un poco anclados en el pasado o se han vuelto muy monótonos, intentan introducir alguno de los elementos que hemos comentado.

La Navidad es la época elegida por la mayoría de las compañías para organizar cenas de empresa y eventos especiales para reforzar las relaciones entre los trabajadores o mejorar su marca. El plan tradicional siempre ha consistido en reunir a todos los miembros de la empresa para cenar en cualquier restaurante y tomarse una copa (o varias) después del convite. Sin embargo, cada vez hay más compañías que apuestan por ideas más originales y organizan eventos mucho más modernos y rompedores. Por ello en este artículo te vamos a dar una serie de ideas para organizar sorprendentes eventos de Navidad. Cenas temáticas Si eres tradicional, pero quieres darle un toque de originalidad a las clásicas cenas, puedes organizar una fiesta temática. Al ser Navidad el tema no debería ser un quebradero de cabeza: fiesta de elfos, Santa Claus, jerséis navideños… Elige el lugar donde quieras realizar la cena, encárgate de decorar el espacio, elige un menú acorde al tema y asegúrate de que todos los invitados tengan su disfraz o uniforme. Yincanas Puedes organizar un evento durante todo un día que consista en superar una serie de pruebas organizadas tu oficina o en algún espacio habilitado para este tipo de eventos. Depende de si quieres hacer juegos de agilidad mental o pruebas físicas. Concursos Organizando concursos también puedes fomentar el trabajo en equipo. Puedes crear un concurso de varias pruebas sobre un tema relacionado con tu empresa, tipo quiz. Y si quieres que se lo tomen verdaderamente en serio, ¡da un premio al ganador! Así al menos tendrán un motivo por el que ganar. Desde aquí sugerimos una cesta de navidad con un buen jamón y muchos turrones. Y si quieres hacer algo que sea individual o más creativo, puedes hacer un concurso de fotografía. Con cesta de navidad de recompensa, ¡por supuesto! Amigo invisible El amigo invisible siempre es una de las tradiciones más amadas y odiadas de las cenas de Navidad. En este caso, nosotros proponemos un amigo invisible original para cambiar un poco la tradición. Para hacerlo algo diferente, podríais hacer un amigo invisible con una temática específica o realizar regalos sin gastarse dinero. Sin embargo, tampoco podemos asegurar que los detractores de esta tradición cambien de opinión después de realizar los cambios que sugerimos. Jornadas fuera de la empresa Si sois una empresa con muy buen rollo os podéis pasar un finde de diciembre en alguna casa rural realizando diferentes actividades. Las jornadas de convivencia suelen ser bastante divertidas y dinámicas, además de crear una mejor atmósfera de trabajo. Si la convivencia se hace difícil en la oficina y queréis mejorar las relaciones entre los empleados, absteneos de organizar una jornada así alejada de los despachos, ya que la situación puede empeorar. En definitiva, si estabas pensando en organizar algo diferente para Navidad, ya no tienes excusa. Y si necesitas a alguien que lo organice por ti, ¡no dudes en contactarnos!