Siete cosas a tener en cuenta antes de buscar socios para tu evento

Contar con un socio para tu evento puede ser muy lucrativo para ambas partes, creando un camino único de colaboración y aportando lo mejor de ambas marcas y negocios para mejorar la experiencia del evento. Sin embargo, un socio no es algo que se pueda tomar a la ligera, ya que, a fin de cuentas, estás compartiendo tu marca, tu reputación y tu evento con otro, por lo que necesitas asegurarte de tomar las decisiones correctas. Aquí te dejamos algunas claves a tener en cuenta antes de buscar socios para tu evento. 1.- Socio vs patrocinio Hay un error común al pensar que socios y patrocinadores son lo mismo, y aunque sean similares, hay una gran diferencia entre ellas: la creatividad que los socios aportan a la mesa. Un patrocinador normalmente aporta capital para posicionar su marca o producto a en tu evento con la misión de aumentar su conocimiento de marca. Por otro lado, un socio se involucra más en el proceso de organización y puede incluso considerar el evento suyo y promocionarlo como propio, ya que posee la mitad del crédito (y potencialmente la mitad de los beneficios). 2.- Conóceles Decidir asociarse es excitante y puede hacer que quieras meterte de cabeza, pero al igual que en el mundo de las citas, lo mejor es que os conozcáis primero. Si tus socios van a tener un alto nivel de control creativo, tienes que identificar cualquier hábito molesto que mata la productividad o que pueda desanimarte. Un socio necesita compromiso, de lo contrario, tomar decisiones juntos puede resultar difícil. No todo tiene que ver con el acuerdo comercial que debes tener en cuenta a la hora de elegir un socio comercial, ya que pasaréis mucho tiempo juntos. Es fundamental llevarse bien. Si no podéis soportar estar cerca el uno del otro, independientemente de los beneficios que puedan aportar, no vale la pena la asociación. 3.- Alinea tu mensaje y tus valores Antes de meterte en la asociación necesitas saber tus objetivos y valores para saber qué estás intentando transmitir. Las señales mixtas y la publicidad descuidada pueden confundir a los asistentes y hacer que el mensaje sea poco claro, por lo que es importante discutir y alinear el mensaje primero. Alinear valores también importa, especialmente si ambos socios tienen que responder a la prensa, ya sea directamente o a través de las redes sociales, ambos tienen que dar un mensaje coherente. 4.- Está bien alejarse Al igual que en cualquier relación profesional, si no es correcto, si no está bien y si no puedes forzarlo, no te sientas presionado al asociarte para un evento, porque tiene que ser de beneficio mutuo. Si bien la amenaza de alejarte puede beneficiar el proceso de negociación, es importante recordar que es una opción inteligente si las cosas no funcionan. Debes tener una conexión con tus socios potenciales, y ambos tenéis que tener objetivos comunes, lo que significa que estableceréis prioridades por encima de vosotros mismos para alcanzarlos. 5.- Prepárate para largos contratos Una asociación, especialmente para eventos o negocios, debe ser planeada cuidadosamente y siempre tener todo por escrito. Da igual lo bien que conozcas al otro y lo mucho que confíes en él, utilizar acuerdos contractuales y proteger a ambas partes es una práctica comercial esencial en cualquier asociación. Los contratos pueden ayudar a discutir y cerciorarse no solo de los roles y contribuciones que van a tener ambas partes, sino también los pequeños detalles como las cuentas de gastos o los nombres a la hora de tratar con clientes. Debes considerar añadir cláusulas de salida basadas en un comportamiento no ético o desleal por parte de algún socio, para evitarte responsabilidades durante el evento. 6.- Cuáles son sus estadísticas La asociación debe ser de beneficio mutuo, así que asegúrate de revisar sus datos demográficos, alcance, cifras de venta, estadísticas de redes sociales y cualquier otra información que necesites saber sobre tu socio potencial. No te fíes solo de su palabra sobre cuán amplio es su alcance, ya que terminarás vendido si te proponen una idea y resulta que tienen pocas ganancias en su negocio, lo que significaría que quieren utilizarte para crecer. Es importante saber que las estadísticas no lo son todo, ya que los socios pueden aportar al evento otros aspectos valorables. El motivo de vuestra asociación puede ser diferente, incluso si ellos disponen de más capital y recursos que ofrecer a cambio de aumentar su conocimiento de marca. Solo necesitas asegurarte de que no se están sobre vendiendo y verificar lo que te están ofreciendo. 7.- Evita asociarte con amigos Esto puede ponerte en una rara posición, sobre todo si hace mucho tiempo que os conocéis, sin embargo, aunque todo pueda parecer genial y perfecto al principio, combinar trabajo y relaciones personales puede suponer mucha tensión, tanto personal como profesionalmente. Desafortunadamente, solo porque son tus amigos no significa inmediatamente que vayan a ser las personas adecuadas con las que llevar un negocio. Además, si la asociación acaba mal, puede acabar quemando relaciones y que dejéis de ser amigos en lo personal.

Cómo asegurarse de que los oradores cumplen los plazos

Si tienes speakers en tu evento sabes lo difícil que puede llegar a ser tener todo lo que necesitas de ellos a tiempo. Esto pasa cuando esas personas son famosas o ejecutivos en tu compañía, es decir, gente con poco tiempo libre. ¿Cómo conseguir que hagan lo que necesitas sin que se enfaden o se agobien? Todos tenemos nuestro límite, y mientras algunos oradores no te molestarán, otros te harán maldecir a todas horas. Pero ¿qué hacer cuando los speakers que te vuelven loco no es tan fácil suprimirlos del evento? ¿Qué hacer cuando son reconocidos en la empresa o famosos, o bien reconocidos y entusiastas conferenciantes? Ahí van 6 sencillos pasos para conseguir la información que necesitas de los oradores, evitando cualquier problema. 1.-Empieza por el porqué Es importante que el orador sepa porqué necesitas lo que le pides. A lo mejor no te entregan la información, simplemente porque no quieren darte lo que les solicitas. A lo mejor no creen que lo necesites o que estorbas, o incluso el típico “¿quién se cree para preguntarme por mi presentación?”. En ocasiones no quieren adelantarte su presentación porque incluye información confidencial o no quieren que haya la posibilidad de que esa presentación se copie o distribuya. Una simple explicación con argumentos claros puede calmarlos y conseguir que envíen el material rápido o, en el peor de los casos, llegar a un entendimiento y una metodología de ensayos para asegurarnos que nada pueda salir mal durante su presentación. 2.-Habla a la cultura Si el complicado speaker con el que intentas tratar tiene un puesto elevado en tu propia compañía, incluye trozos de la cultura o misión de la empresa en tu solicitud. Sé sutil y cortés. A lo mejor lo único que pasa es que están ocupados y necesitan un recordatorio. Molestarles no es una buena opción. Si, en cambio, el orador no forma parte de tu empresa, recuérdale la cultura de tu evento y que se espera de él. 3.-No los prejuzgues Nuestra sociedad está trabajando mucho para combatir los estereotipos, y mientras hemos avanzado en temas como el machismo, la raza o la edad, seguimos necesitando apoyar en ciertos temas. Es tentador que cuando la gente ignore nuestras peticiones una y otra vez asumamos que sólo quieren dificultarnos las cosas, que nos están estorbando en la organización de nuestro evento, etc. Podemos caer en la tentación de esterotiparlos como “altivos”, “prepotentes, etc. e, incluso, si son ejecutivos o famosos llegamos a pensar que el dinero los ha llevado a comportarse así. Tendemos a caer en estos estereotipos, cuando a lo mejor lo único que ocurre es que tienen que preparar algo importante para esta semana y no han podido atendernos. A lo mejor se están jugando el empleo. Tu petición de unas meras diapositivas puede parecerles insignificantes para alguien con problemas más importantes en los que pensar. Realmente, no deberías estar bajo su radar esa semana. Pregúntales más adelante. No dejes que los malos sentimientos florezcan. Probablemente no es tu culpa. 4.-Ofréceles tu ayuda Sé lo más específico que puedas cuando les ofrezcas asistencia. No simplemente añadas “avísame si necesitas ayuda” al final del email. Haz sugerencias basadas en lo que necesitas de ellos. Por ejemplo, si necesitas una pequeña biografía de él, ofrécete a recoger información utilizando su cuenta de LinkedIn o del perfil de otras redes sociales que utilice, para que ellos solo tengan que echarle un vistazo y dar el visto bueno a lo que pone. A veces, simplemente no tienen tiempo para proporcionarnos lo que necesitamos. 5.-Menciona el efecto Cualquier acción o falta de acción afecta en un evento. Dile a tu orador lo que pasará si no te mandan lo que les pides antes de que acabe el plazo de entrega. Asegúrate de que enviarle sus inacciones y efectos por escrito, discutir por teléfono, dejar un mensaje o atar una nota recordatoria al collar de su gato si es necesario. Ellos deben saber porqué y qué puede pasar.

Siete personas que necesitas para organizar desde cero un evento

Si estás pensando en organizar un evento o congreso desde cero, es necesario que cuentes con una base que te permita construir este evento o congreso desde cero. Seguramente será un evento/congreso que no se ha hecho antes, por lo que no hay unos cimientos sobre los que empezar a construirlo. Para ello deberás establecer reuniones con algunas de estas personas, ya que pueden ser tu salvavidas para alcanzar el éxito. 1.-Líderes de comunidades Debes empezar por aquí porque tu evento puede que sea pequeño ahora pero deberías esperar a que empiece a crecer en cuanto los líderes de comunidades te enseñen a ganar confianza, respeto y liderazgo. No solo pueden aportar conocimientos e información sino también su apoyo público. Con su reputación e influencia es posible que consigas acceso a la red de la comunidad local y un rápido crecimiento y alcance de tu marca. Otro beneficio de estas personas es que pueden proporcionar acceso a recursos locales que puedes usar o necesitar e incluso conseguir que suba tu número de seguidores en las redes sociales. 2.-Grupo de análisis Cuando necesitas feedback sobre ideas de negocio y temas relacionados deberías arrancar con multitud de conversaciones y reuniones informales con gente que se adecue a las características demográficas que intentas alcanzar con tu evento. Pueden ser contactos personales o gente de la comunidad local. Es muy importante y valorable que hables con ellos y te asegures que vas por el buen camino con lo que quieres incluir en el evento. 3.-Un mentor Elige un mentor que haya hecho lo que ahora intentas conseguir tú, lo mejor es que sea del sector de los eventos, pero como mucho un emprendedor o persona de negocios de éxito. Necesitarás elegir sabiamente a un mentor dispuesto a ayudarte, ya que a partir de ese momento se convertirá en una fuente de ideas y podrá brindarte consejos, información valiosa y acceso a recursos en los que no habías ni llegado a considerar necesarios. Seguramente ese mentor posea una extensa red de contactos que puede ser beneficiosa para ti, pero esto solo es una ventaja, ya que si han tenido éxito puedes usar su orientación y su experiencia para evitar cometer errores ingenuos. Aprende todo lo que puedas de ellos sobre cómo (o cómo no) llevar a cabo un evento exitoso en el futuro. 4.-Inversores A no ser que sepas seguro que tendrás el suficiente capital propio para invertir en organizar el evento, necesitarás inversores que apoyen tu plan de negocio. Esta área puede ser complicada, ya que los inversores tendrán una serie de requerimientos que pedirte para aportar su dinero, vital para que tu nueva aventura despegue. Generalmente, los inversores mantendrán una participación en su negocio, ya sea pequeña o grande, por lo que debes asegurarte de que sea la opción correcta para ambas partes y no solo juzgar en función de las finanzas. Lo ideal es que seas capaz de elegir inversores que también cuenten con una amplia red de contactos, experiencia y otros recursos que les hagan incluso más valiosos para ti. 5.-Proveedores/negocios locales Es muy común que los proveedores locales fueran en su momento dirigidos por jóvenes emprendedores en el momento de su formación, por lo que han ido ganando conocimientos y experiencia. Los negocios locales pueden ofrecerte información sobre áreas que aún no habías considerado fundamentales, como los pedidos, los plazos de entrega, maneras de ahorrar dinero, salud y seguridad, y los pros y contras de los eventos locales. Debes encontrar también buenos contactos de negocio que te puedan ofrecer descuentos en los productos o servicios que necesites para futuros eventos, como el catering, la decoración o locales o espacios para organizarlo. Cada céntimo cuenta. 6.-Familiares y amigos Aunque las personas de tu entorno más cercano no tengan conocimientos sobre la industria de los eventos, es importante que te sientes y hables con aquellos en los que confías a la hora de tener ideas o planes. Pueden ofrecerte consejos y ánimos, pero lo más importante, actuarán como tus contactos de apoyo durante el proceso, y todos necesitamos de vez en cuando un pequeño empujón para seguir adelante. 7.- Equipo de Trabajo Aunque sea el último punto del artículo no es el punto menos importante. A la hora de organizar un evento es vital contar con un equipo de colaboradores y partners que, en una primera fase, te puedan ayudar a crear el concepto y la idea del evento. Y, una vez asentado el concepto, es necesario que todos trabajen como un equipo para realizar correctamente las múltiples aristas que tiene la organización de un evento.

Cuatro maneras de aprovechar Snapchat durante un evento

Es verdad que Snapchat ha perdido mucha fuerza en España este último año por culpa de Instagram Stories, pero aún es usado por varios millones de personas. Es por eso que es una red social que no hay que dejar de lado, sobre todo a la hora de promocionar tu evento y retransmitirlo en vivo. En este punto, el organizador del evento debe ir de la mano de su cliente y, sobre todo, consensuar con él todas las acciones que se vayan a realizar en este sentido para que vayan en armonía con la política de Social Media del cliente y no entre en conflicto con su propio calendario de acciones. Para sacar el máximo potencial a Snapchat, algunos expertos dan sus mejores consejos a la hora de utilizar esta red social y tener éxito. Crear una historia efectiva y única Jeff Petriello, director de desarrollo creativo de Mashable Studios, ha advertido que el éxito del marketing o de la cobertura de un evento en Snapchat depende de lo bien que cuentes la historia. “Cuando tenemos acceso especial a un evento, la gente responde cuando les ofreces una perspectiva que no pueden obtener de sus amigos”, comenta Petriello. “Antes de ir a un evento, preguntamos cuál va a ser el arco narrativo. Las técnicas que usamos para lograr contar esas historias de manera efectiva son fundamentales, y se resume en traducir esas técnicas dentro de Snapchat.” En MTV, “Snapchat obviamente tiene una increíble atracción y fidelización con los jóvenes millennials y la Generación Z, y nuestros eventos representan algunos de los momentos más creativamente ambiciosos y culturalmente impactantes cada año”, explica Tom Fishman, el vicepresidente senior de fidelización de la audiencia en la red. “Incorporar Snapchat es una obviedad. Entre nuestra historia de marca orgánica, Live Stories y nuestro propio hueco en Discover Channel, el surtido de productos que Snapchat ofrece permite que nuestros equipos creativos desarrollen nuevas formas en que los fans experimentan nuestro contenido.” Fisham comenta que los Snapchat Stories de la MTV complementan eventos que la compañía organiza y añade un elemento editorial al resto de grandes eventos que cubre. “Live Stories es una ventana impresionante para adentrarse en eventos como los V.M.A.s y los MTV Movie Awards. Contamos con un nutrido equipo para capturar el directo, las expresiones en vivo y los momentos humanos a escasos metros de distancia”, añade Fishman. “ Además, la posibilidad de crear un contenido exclusivo y único aporta un plus para mantener la atención de los usuarios en nuestro evento. Por ejemplo, podríamos ofrecer en exclusive Información privilegiada sobre nuestro evento, actuaciones, etc. Jugar con el HYPE para generar expectativas. Publicita tu canal de Snapchat Si bien Snapchat ayuda a las marcas a difundir información sobre sus eventos y la cobertura de los mismos, las empresas deben recordar promocionar sus propias cuentas de Snapchat. Las marcas pueden publicitar su identificador oficial de Snapchat, conocido como Snapcode, decorando los stories con elementos y mercadería del evento en cuestión. “Una cosa que la gente encuentra frustrante sobre Snapchat es la dificultad para ser descubierto por tu audiencia”, explica Petriello. “Todo se basa en incorporar interactividad a tu canal sobre lo que haces de una manera que no moleste y conseguir que la gente tome conciencia. Hemos creado merchandise para nuestros eventos, como stickers y botones que tienen nuestro Snapcode incorporado.” Ingrese en la fiebre del festival En junio de 2016, la productora de festivales musicales AEG Live cerró un contrato multianual con Snapchat para que cubriera sus eventos a través del Live Stories. La asociación permite a seleccionadas marcas llegar a la audiencia mediante anuncios en vertical adaptados a los dispositivos móviles, que aparecerán entre los Stories que suban los asistentes al festival. “Live Stories permite a las marcas introducirse en la conversación social que rodea nuestros festivales de una forma orgánica y sin interrupciones”, dice Andrew Klein, vicepresidente senior de la asociación global de AEG. “Esperamos seguir viendo una continua gran demanda de Live Stories por parte de las marcas. Cuando anunciamos la asociación en junio, conseguimos vender toda la parrilla de publicidad en los Stories que ofertamos para 2016. El Post-Evento Toda estrategia que se realize en un evento debe tener su medición post-mortem para evaluar el impacto de la acción y su repetición en el futuro. Para ello Snapchat cuenta con herramientas como Snapchat Analytics para medir el impacto de tus campañas. Además, podemos contar con la ayuda de Snapchat Insightspara completar este estudio post-mortem.

Cuatro consejos para potenciar el engagement en tu evento

Un evento que fidelice es un buen evento. Pero con la larga lista de tareas que hay que hacer, desde la comida hasta el registro de los asistentes, ¿cómo consigues enfocarte en mejorar la fidelización también? 1.- Generar Expectativas al evento Gracias a las herramientas online y RRSS que tenemos hoy en día, debemos intentar maximizar la expectativa de asistir a nuestro evento a través de la creación de web específicas, campañas en RRSS, publicación de contenido y dinámicas interesantes. 2.- Diseña espacios de networking dinámicos Cuando se trata de fidelización, promover el contacto del dar-tomar entre los asistentes es un paso fundamental. El famoso networking suele ser una de las razones principales por el que la gente acude a una celebración o congreso, para conocer gente del sector con la que puede entablar algún tipo de relación empresarial que beneficie a ambas partes. Es por ello que un organizador de eventos debe proveer a este tipo de visitantes de un espacio enfocado a eso, con una atmósfera que haga del acto de conectar algo divertido. “Los salones temáticos y los espacios de los eventos enfocados al networking ofrecen oportunidades a los asistentes de conectar entre ellos fuera de la programación de la conferencia en la que estén”, explica Kristin Barbour, de AgencyEA. “Incluir espacios para descansar y ofrecer actividades divertidas son los lugares comunes para permitir a los asistentes conectar orgánicamente con sus compañeros en un ambiente menos estructurado e informal.” Debemos buscar ofrecer al público una experiencia distinta, inesperada, para fortalecer el recuerdo del evento y, sobre todo, que se queden con la impresión de que han asistido a un evento diferente e innovador. 3.-Haz contenido relevante y útil ¿Con qué frecuencia has asistido a eventos en los que los programas y los oradores tienen un enfoque extremadamente amplio o proporcionan inspiración en lugar de orientación tangible? Es fundamental conectar el éxito con los oyentes (a través de emprendedores o aspirantes a estrellas de los negocios) para que les hagan llegar cuáles son los pasos concretos para empezar y hacer crecer su empresa. “Los tres objetivos fundamentales son conectar a los asistentes con aquellos que les pueden ayudar a conseguir el éxito, educarles en estrategias empresariales e inspirar a la gente a perseguir sus sueños y pasiones”, añade Barbour. Hay que buscar un equilibrio entre el entretenimiento e información. Buscar la interacción con los asistentes y que estos se sientan partícipes del evento. 4.-Tiéntales con tecnología Durante un evento, los asistentes esperan realizar networking y aprender, pero también guardan expectativas de experimentar tecnología de última generación relacionada con el sector. Es importante aportar tecnología con la cual los asistentes puedan interactuar y sentirse partícipes, al mismo tiempo que aprenden algo nuevo y pasan un buen rato. 5.-Concéntrate en los principiantes Una de los focos principales a la hora de organizar un evento, aunque ya lleve muchas ediciones, es fidelizar a los que asisten por primera vez, ya que son posibles fans en potencia que volverá a asistir en los años siguientes, e incluso pagará más porque le incluyan servicios más exclusivos. “Encontramos el éxito con la orientación dedicada a los que vienen por primera vez y con las visitas guiadas a los recién llegados”, dice Barbour. Los tours para los nuevos vienen muy bien para que éstos no se pierdan, ya que llevan un guía que va explicándoles todo, respondiendo a sus dudas y llevándoles por la mejor ruta para disfrutar del evento al completo. Si tienes un evento, no sería una mala idea incluir este servicio para aquellos que asisten por primera vez. Así conseguirás fidelizarles para próximas ediciones y que salgan contentos cada vez que vayan.

Tweetwall, la nueva forma de interactuar en los eventos

Los eventos ya no son lo mismo desde la irrupción en nuestras vidas de la red social Twitter. A través de las menciones y hashtags los asistentes a los eventos pueden interactuar con otras personas que se encuentran en la misma sala con mensajes en torno al tema del que trata dicho evento. Para que esta interacción sea mucho más curiosa para los asistentes ha llegado el denominado Tweetwall. Incluir esta herramienta en un evento es una forma original de dar reconocimiento a esa gente que se preocupa por compartir con sus seguidores lo bien que se lo está pasando y lo interesante que es el evento al que asiste. ¿Qué es un Tweetwall? Los llamados Tweetwalls o “muros de Twitter” consisten en la visualización a través de una pantalla de los tweets que se van poniendo con el hashtag del evento, una manera perfecta de fomentar la interacción del público, que esperará ansioso a que su publicación pueda ser vista por todos los invitados. El timeline se irá actualizando a medida que avance el evento, con imágenes, vídeos, conversaciones y demás textos sobre la fiesta. Si los organizadores también cuentan con un community manager, se puede lograr que los asistentes dejan de ser simplemente oyentes para pasar a ser partícipes del evento. Otra opción muy similar a los tweetwalls son los llamados “social corner”, espacios dedicados a la parte de social media de la empresa donde los asistentes se pueden hacer fotos que la empresa o marca en cuestión publicará a lo largo del evento. Es muy célebre el típico marco que emula al feed de Instagram, con el perfil de la empresa y un hueco en el medio para que los asistentes que pasen por allí se hagan fotos originales y puedan añadir comentarios debajo sobre cómo se lo están pasando o lo que más les ha gustado. Herramientas para crear un tweetwall Tint Es un tablero que permite sincronizar todas las redes sociales donde se está hablando sobre el evento. Se pueden monitorear hashtags específicos. Grupos de música como Kiss o The Lumineers, equipos deportivos como los Dallas Cowboys o marcas como Sony o Bacardí son algunos de los muchos clientes que ya han disfrutado de los servicios que ofrece esta herramienta. No es gratuita, pero da mucho juego poder añadir plataformas como Facebook o YouTube al tweet wall además de Twitter. TweetBeam Una manera sencilla y rápida de crear un Tweetwall con la sola asistencia de un proyector. Es gratuita siempre que esté destinada a proyectos no comerciales, pero si lo requiere un negocio es muy fácil contactar con el equipo para pedir un presupuesto de uso. La actualización del timeline es automática, aunque permite trabajar en algunas cuestiones básicas de edición para darle la imagen empresarial que requiera la marca. Entre algunos de sus clientes están Disney o Cisco. Visible Tweets Contando solo con un hashtag lanzado a las redes y un proyector se puede trabajar con esta herramienta. Permite crear el tweet wall en apenas unos minutos, simplemente introduciendo la palabra en clave del evento y sentarse a disfrutar de lo que dicen los usuarios. No es necesario ni ingresar una cuenta de Twitter para usarlo. También se pueden limitar las publicaciones, por ejemplo, a las que lance una sola cuenta, o seguir palabras claves, hashtags y más. Es ideal para aquellas empresas sin un presupuesto muy amplio para añadir este tipo de originalidades. Twitter Fontana Muy sencilla a la vez que más avanzada que otras herramientas. Pedirá iniciar sesión de Twitter para comenzar a usarla y permitirá a los organizadores configurar el estilo de transición de las publicaciones y otras muchas funcionalidades más, como añadir los colores de la marca a la presentación. Twijector Una de las peculiaridades que diferencian a Twijector del resto es la posibilidad de crear filtros a las publicaciones para evitar groserías, palabras que el organizador no quiere que sean destacadas o bloquear a los spammers. Tiene una función de previsualización para elegir los tweets que se quiere que salgan proyectados. También permite guardar todos los tweets recibidos en un archivo especial para poder volver a usarlos en el futuro, además de poder generar una “audiencia” con todas las personas que interactúan con el hashtag del evento para crear una base de datos personal con los usuarios de Twitter que les interese la marca/empresa en cuestión.

Tres tipos de stands perfectos para tu próximo evento

Los stands, puestos fijos donde las marcas pueden exponer sus productos a los potenciales clientes del sector, son la herramienta más recurrente y utilizada por las marcas en los principales eventos y ferias de cada sector profesional, la clave está en cuál saber elegir y cuál de ellos se adapta mejor al entorno en el que cada marca se va a establecer y cuál es el idóneo según cada marca. Si aún no te has decidido sobre cuál elegir, a través de esta entrada el equipo de Inusual Events te invita a echar un vistazo a las siguientes opciones para inspirarte. 1. Personalizados: Diseñar tu stand a la perfección es la manera más inteligente de potenciar tu producto y atraer visitantes. Se presentará de una manera única y con estilo propio, enfocándolo a un público potencial o profesional que escuchará las propuestas y, ¿quién sabe?, estar interesado en participar. 2. Modulares y portátiles: Con menor capacidad de personalización, pueden seguir teniendo una alta capacidad de atracción si el trabajo de diferenciación de tu marca ya está hecho y definido. Aunque externamente no se pueda contar con muchas posibilidades estéticas, en el interior la libertad de diseño es muy amplia. Sus ventajas, aparte del coste económico moderado, es el de crear espacios para realizar encuentros y reuniones con los potenciales clientes. Este tipo de stands servirá para establecer contactos con otros operadores del sector. 3. Itinerantes: Si lo que buscas es algo más rápido y con capacidad de almacenarlo y transportarlo para usarlo en otros eventos, esta es tu mejor opción. Manteniendo la posibilidad de realizar un diseño personalizado, puede seguir ofreciendo una imagen muy profesional de la marca. A nivel de comunicación las funciones serán muy reducidas, pero puede salir muy barato elaborarlo. En todos los tipos de stands enumerados anteriormente podemos aportar un valor añadido de la mano de la tecnología. Si lo que buscas es marcar la diferencia y captar el mayor número de visitantes, añadir elementos audiovisuales a tu stand es la forma perfecta de hacerlo, aunque no la más barata. El extra de aportación económica en tecnología e innovación aportarán un protagonismo destacado para seducir a posibles clientes, ya que resaltará sobre el resto de stands de un evento. Este tipo de apuestas aportan mayor libertad a la hora de emitir la imagen de tu marca, añadiendo diseños y montajes personalizados y con movimiento que aportan más información sobre la finalidad de lo que vende el stand. Permite materializar cualquier idea.

¿Cómo elegir el catering adecuado para tu evento?

A la hora de organizar un evento en el que los asistentes estarán gran parte del día o incluso varias jornadas,  nunca puede faltar la comida. Por ello, un catering es la mejor opción si lo que los organizadores quieren es que los asistentes se sientan como en casa. Además, durante el momento del catering (desayuno, comida o cena) es el momento idóneo para que los asistentes lleven a cabo lo que se conoce como momentos de networking donde pueden conversar entre ellos, hablar de sus negocios e incluso en algunos momentos incluso cerrar posibles colaboraciones, además de pasar un rato distendido tras una jornada intensa de trabajo. A la hora de programar un evento y centrarse en el catering existen diversos tipos a tener en cuenta según el momento del día o el asunto del evento, desde Inusual Events os proponemos todas estas opciones. 1. Desayuno de trabajo y coffee break Si el acontecimiento se realizar por la mañana, nunca viene mal ofrecer al público un café, zumos, bollería y snacks calientes o fríos. El coffee break, por su parte, se debe realizar para recepciones entre las 11 y las 12 de la mañana que duren menos de 30 minutos y donde se ofrecerá café, té y bocaditos salados y dulces. 2. Brunch La traducción de esta palabra está a caballo entre el desayuno y el almuerzo, que suele durar una hora como máximo. Sirve perfectamente para empresas que quieran crear un clima de confianza entre los trabajadores y/o posibles clientes. También se puede utilizar para reunirse de forma amena e informal con distribuidores o proveedores antes de realizar una sesión de trabajo. Los alimentos esenciales en un Brunch son todo tipo de snacks, calientes y fríos. 3. Cocktail Perfecto antes de una comida, ya sea al mediodía o por la noche. Los invitados al evento permanecen de pie hablando mientras los camareros pasan a su lado ofreciendo bebidas y alimentos que se puedan consumir en uno o dos bocados. 4. Recepción banquete, comida o cena Este tipo de catering ofrece una amplia variedad gastronómica, muy buena propuesta para conmemorar una noticia importante, el aniversario de la empresa, etc. Todo sea por favorecer el diálogo a la mesa entre los asistentes como nexo de unión. 5. Buffet Similar al cocktail, ya que los invitados permanecen de pie y se pueden mover libremente por la sala. La diferencia está en que la comida y las bebidas se la sirven ellos mismos gracias a mesas repletas de productos a elegir, tanto calientes como fríos. Es una opción muy versátil, ya que se puede realizar a cualquier hora del día, además de salir más económico para los organizadores, que se ahorran dinero en el salario de los camareros. 6. Vino de honor o vino español La bebida festiva por excelencia es una forma genial de agradecer al público haber asistido al evento, en un momento relajado en el que los invitados pueden conversar con tranquilidad. Otra opción parecida es el vernissage, donde se ofrece champagne, vino, finger foods y canapés. Ambas celebraciones no suelen exceder los 30 minutos de duración.

¿Cómo conseguir la Iluminación perfecta para tu evento?

La iluminación es una parte fundamental a la hora de llevar a cabo un evento en interiores, no solo para que el espectador vea lo que está pasando, sino para dirigirles la mirada hacia lo que el organizador quiere que presten atención. Hay que resaltar los detalles, que la persona que hable tenga siempre una luz dirigida a él o que los focos se muevan cuando suena la música. Todos estos elementos llevarán al éxito una noche para recordar. Cuando se selecciona un espacio donde preparar el evento hay que tener siempre en cuenta las luces con las que cuenta, para saber si son suficientes para transmitir lo que los organizadores buscan. Si es necesario añadir elementos extras mejor no dejarlo pasar. Para escoger los tipos de iluminación que se pueden elegir, es necesario separarlos en dos grandes grupos: Iluminación sectorizada Tienen la función de resaltar o destacar un elemento o lugar determinado (el centro de una mesa, una pareja bailando, un stand, al presentador, etc.). Se pueden dividir en pines, par 300 y par 1000. Estos dos últimos permiten el uso de gelatinas (vidrios o acrílicos especiales) para darle un color diferente a la luz. La diferencia entre uno y otro es la potencia con la que iluminan, por lo que el par 1000 será necesario ubicarlo un poco más lejos para no sobrexponer la escena. Se le puede añadir globos (“Goes Before Optics”), una especie de plantillas que se colocan delante del foco para controlar la forma en que sale la luz. Esto permite utilizar imágenes (corazones, estrellas, lunas, etc.) o elaborarlas a medida (como poner el logo de la empresa) y que salga reflejarlo donde se requiera. Iluminación panorámica Aquí hay diversos tipos de reflectores (cuarzos, sodios, mercurios, clicloramas, planoconvexos, fresneles y elipsoidales). Los cuarzos son los más económicos, y se encuentran en supermercados o ferreterías. Permiten iluminar espacios muy amplios de forma pareja e intenta. Los sodios y los mercurios, de bajo consumo, suelen ser utilizados como luz general en los grandes centros de exposiciones. Un elemento interesante para agregar es un Dimmer, cuya función es la de regular la intensidad de la luz proyectada por los focos, de acuerdo con los distintos momentos del evento y los climas que quiera transmitir el organizador. Además, es muy importante informarse sobre la corriente máxima que permite el lugar del evento, para no sufrir cortes por exceso durante el mismo. Si van a requerirse conexiones complejas, es imprescindible la presencia de un electricista especialista en eventos. Hay que tener en cuenta también si se precisa de una o varias luces móviles para seguir al orador u otras acciones parecidas. Cuando se sepa cuáles son las luces necesarias para el evento, es fundamental confeccionar un plano de iluminación con la ubicación de cada foco para que el encargado de ponerlos pueda armarlos de manera correcta y encender el adecuado en cada momento de la gala.

Contratación y gestión del servicio de Broadcast para un evento

A la hora de crear un evento internacional o una gala de Premios que sea retransmitida por televisión, la contratación y gestión del Servicio de Broadcast para un evento se convierte en un elemento imprescindible dentro de la producción general. La posibilidad de que tu evento sea retransmitido (ya sea en directo o en diferido) por una cadena nacional te facilita enormemente la labor de cumplir con tus objetivos de ROI y te allana el camino para poder conseguir más y mejores patrocinadores.

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