Si tienes speakers en tu evento sabes lo difícil que puede llegar a ser tener todo lo que necesitas de ellos a tiempo. Esto pasa cuando esas personas son famosas o ejecutivos en tu compañía, es decir, gente con poco tiempo libre. ¿Cómo conseguir que hagan lo que necesitas sin que se enfaden o se agobien?
Todos tenemos nuestro límite, y mientras algunos oradores no te molestarán, otros te harán maldecir a todas horas. Pero ¿qué hacer cuando los speakers que te vuelven loco no es tan fácil suprimirlos del evento? ¿Qué hacer cuando son reconocidos en la empresa o famosos, o bien reconocidos y entusiastas conferenciantes?
Ahí van 6 sencillos pasos para conseguir la información que necesitas de los oradores, evitando cualquier problema.
1.-Empieza por el porqué
Es importante que el orador sepa porqué necesitas lo que le pides. A lo mejor no te entregan la información, simplemente porque no quieren darte lo que les solicitas. A lo mejor no creen que lo necesites o que estorbas, o incluso el típico “¿quién se cree para preguntarme por mi presentación?”. En ocasiones no quieren adelantarte su presentación porque incluye información confidencial o no quieren que haya la posibilidad de que esa presentación se copie o distribuya. Una simple explicación con argumentos claros puede calmarlos y conseguir que envíen el material rápido o, en el peor de los casos, llegar a un entendimiento y una metodología de ensayos para asegurarnos que nada pueda salir mal durante su presentación.
2.-Habla a la cultura
Si el complicado speaker con el que intentas tratar tiene un puesto elevado en tu propia compañía, incluye trozos de la cultura o misión de la empresa en tu solicitud. Sé sutil y cortés. A lo mejor lo único que pasa es que están ocupados y necesitan un recordatorio. Molestarles no es una buena opción.
Si, en cambio, el orador no forma parte de tu empresa, recuérdale la cultura de tu evento y que se espera de él.
3.-No los prejuzgues
Nuestra sociedad está trabajando mucho para combatir los estereotipos, y mientras hemos avanzado en temas como el machismo, la raza o la edad, seguimos necesitando apoyar en ciertos temas. Es tentador que cuando la gente ignore nuestras peticiones una y otra vez asumamos que sólo quieren dificultarnos las cosas, que nos están estorbando en la organización de nuestro evento, etc. Podemos caer en la tentación de esterotiparlos como “altivos”, “prepotentes, etc. e, incluso, si son ejecutivos o famosos llegamos a pensar que el dinero los ha llevado a comportarse así.
Tendemos a caer en estos estereotipos, cuando a lo mejor lo único que ocurre es que tienen que preparar algo importante para esta semana y no han podido atendernos. A lo mejor se están jugando el empleo. Tu petición de unas meras diapositivas puede parecerles insignificantes para alguien con problemas más importantes en los que pensar.
Realmente, no deberías estar bajo su radar esa semana. Pregúntales más adelante. No dejes que los malos sentimientos florezcan. Probablemente no es tu culpa.
4.-Ofréceles tu ayuda
Sé lo más específico que puedas cuando les ofrezcas asistencia. No simplemente añadas “avísame si necesitas ayuda” al final del email. Haz sugerencias basadas en lo que necesitas de ellos. Por ejemplo, si necesitas una pequeña biografía de él, ofrécete a recoger información utilizando su cuenta de LinkedIn o del perfil de otras redes sociales que utilice, para que ellos solo tengan que echarle un vistazo y dar el visto bueno a lo que pone. A veces, simplemente no tienen tiempo para proporcionarnos lo que necesitamos.
5.-Menciona el efecto
Cualquier acción o falta de acción afecta en un evento. Dile a tu orador lo que pasará si no te mandan lo que les pides antes de que acabe el plazo de entrega. Asegúrate de que enviarle sus inacciones y efectos por escrito, discutir por teléfono, dejar un mensaje o atar una nota recordatoria al collar de su gato si es necesario.
Ellos deben saber porqué y qué puede pasar.
