El mundo de la organización de eventos ha experimentado una evolución considerable en los últimos años. Con la creciente necesidad de innovación y de crear experiencias memorables, los eventos al aire libre se han convertido en una tendencia popular. Sin embargo, la planificación de un evento al aire libre puede suponer un auténtico desafío, especialmente si quieres que sea un gran éxito. Aquí te presentamos 10 consejos esenciales para organizar un evento al #airelibre.
- Definición de los Objetivos y el Formato del Evento
Antes de empezar con la planificación del evento, es importante tener en claro los objetivos que queremos lograr con el mismo. ¿Es un evento de formación, de agradecimiento a los socios, de recaudación de fondos, o simplemente para proporcionar una experiencia estética a los invitados? La respuesta a esta pregunta determinará el formato del evento: el concepto, el horario, la duración, las funciones del equipo, el diseño de la sala, la comida, el sonido, etc.
Consejo profesional: No te limites a los formatos de eventos tradicionales. Considera la posibilidad de realizar conferencias al aire libre, desayunos temáticos, eventos en línea, eventos al aire libre. Lo importante es que el formato sea propicio para lograr el objetivo del evento.
- Planificación y Organización
La planificación y organización son aspectos clave para el éxito de cualquier evento. En el caso de los eventos al #airelibre, se debe tener en cuenta la logística, el contenido y la promoción del evento. Para ello, puedes utilizar herramientas de planificación como Google Docs, Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek, etc.
Consejo divertido: ¡No subestimes el poder de una buena hoja de Excel! Esta herramienta puede ser tu mejor aliada en la planificación de tu evento.
- Presupuesto y Reserva para imprevistos
El presupuesto es un aspecto crucial en la planificación de un evento. Debes tener en cuenta todos los gastos que conllevará la organización del evento: alquiler del espacio, catering, transporte, equipo técnico, etc. Además, es recomendable tener una reserva para imprevistos. Por ejemplo, si tu evento es al aire libre y el clima decide no colaborar, deberás tener un plan B y los recursos necesarios para implementarlo.
Consejo profesional: Siempre es mejor suponer en estas situaciones con anticipación y prepararse financieramente para ellas.
- Atención al Detalle
Organizar un evento al aire libre da la oportunidad de sorprender a los asistentes con detalles únicos. Desde cómo se realiza el registro, cómo se recibe a los participantes, qué música suena, si hay un lugar de fotos interesante, cómo se decoran las presentaciones y cómo se viste el equipo.
Consejo divertido: ¡No te olvides de los selfies! Un lugar de fotos interesante puede ser un gran atractivo para los asistentes y un gran recurso para la promoción del evento en las redes sociales.
- Elección del Lugar y Planificación de Alternativas
La elección del lugar es un aspecto crucial para el éxito de un evento al aire libre. Debes asegurarte de que el lugar elegido cumple con todos los requisitos necesarios para tu evento: capacidad, ubicación, servicios, estado de las instalaciones, lineamientos de seguridad e higiene, etc.
Consejo profesional: Siempre es mejor tener un plan B. Los imprevistos pueden ocurrir y debes estar preparado para ello.
- Distribución de Responsabilidades
Una buena organización implica una correcta distribución de responsabilidades entre los miembros del equipo. Cada persona debe tener claro cuál es su área de responsabilidad y qué tareas debe realizar.
Consejo divertido: ¡Haz que todos se sientan importantes! Una buena forma de motivar a tu equipo es haciéndoles sentir que su trabajo es crucial para el éxito del evento.
- Promoción del Evento
La promoción del evento es un aspecto que a menudo se subestima. Sin embargo, es crucial para asegurar la asistencia de los invitados. Según el tipo de evento y el público objetivo, deberás adaptar tu estrategia de promoción.
Consejo profesional: Asegúrate de tener un mensaje clave que se difunda en todos los canales. Este mensaje debe ser conciso y comunicar con precisión el propósito del evento a tu público.
- Servicio al Cliente
El servicio al cliente es un aspecto clave en la organización de un evento. Debes asegurarte de que tu equipo esté preparado para atender a los asistentes y responder a sus preguntas o problemas.
Consejo divertido: ¡La sonrisa es la mejor arma! Asegúrate de que tu equipo siempre esté dispuesto a ayudar a los asistentes con una sonrisa en la cara.
- Verificación Final Antes del Evento
Antes del evento, debes asegurarte de que todo está listo: el lugar, el equipo, el material impreso, el contenido de audio y video, etc.
Consejo profesional: Crea listas de comprobación para asegurarte de que todo está listo el día del evento.
- Recopilación de Opiniones de los Asistentes
Finalmente, después del evento, es importante recopilar la opinión de los asistentes. Esta información te ayudará a mejorar la calidad de tus eventos futuros.
Consejo divertido: ¡Haz que tus asistentes se sientan escuchados! Pide su opinión y agradece su participación en el evento.
Organizar un evento al aire libre puede ser un desafío, pero con una buena planificación y estos consejos, puedes crear una experiencia inolvidable para tus asistentes. ¡Adelante, la #naturaleza te espera!
- Co-creación y participación activa de los asistentes
1.1. Redes sociales y mecanismos de opinión
La decisión sobre el formato del evento, su programa y otros aspectos ya no recaerá exclusivamente en el organizador. Cada vez resulta más importante la participación activa de los asistentes en el proceso de planificación. Gracias a las redes sociales y a otros mecanismos que permiten conocer la opinión del público que asistirá a un evento, se podrán modular formatos que se adapten mejor a sus expectativas.
1.2. Herramientas de colaboración
También es fundamental contar con herramientas de colaboración que faciliten la comunicación entre el organizador y los asistentes. Estas herramientas pueden incluir encuestas, foros de discusión, aplicaciones móviles y otras plataformas que permitan a los usuarios expresar sus opiniones y sugerencias.
- Integración de los formatos de comunicación
2.1. Plan de comunicación corporativo
Los eventos solo tienen sentido cuando no se convierten en una finalidad en sí mismos, sino cuando forman parte del plan de comunicación corporativo. Este plan debe integrar acciones de publicidad, relaciones públicas y marketing directo para que los eventos adquieran más notoriedad y perdurabilidad en el tiempo.
2.2. Uso de la comunicación integrada
Un buen uso de la comunicación integrada permitirá que los eventos se complementen con otras acciones de marketing y relaciones públicas, generando mayor impacto y visibilidad para la marca o entidad organizadora.
- Establecimiento de focos temáticos
3.1. Transmisión de un mensaje y reflejo de valores
Los eventos deben transmitir un mensaje y ser un reflejo de los valores y la personalidad de la entidad que los organiza. La puesta en escena y su impacto visual adquieren una importancia clave, ya que son los elementos que causan la primera impresión en los asistentes.
3.2. Cuidado de los detalles
Establecer un eje temático pasa por cuidar todos los detalles, desde la elección del espacio, los colores de la escenografía, las texturas de la decoración, la música y el catering, hasta la aromatización. En este sentido, celebraciones anuales o presentaciones de nuevos productos pueden centrarse en temáticas variadas, como el mundo del swing, los años 20, el desierto, Las mil y una noches, etc.
- Estímulo del componente lúdico
4.1. Gamificación
La aplicación del concepto de gamificación a los eventos tiene como objetivo acabar con la pasividad del público y conseguir su participación a través del juego. Las presentaciones largas en PowerPoint pueden provocar que la audiencia pierda interés, por lo que es importante incorporar talleres prácticos, actividades do it yourself, concursos y juegos de rol para aumentar la atención y la motivación de los asistentes.
4.2. Creación de experiencias inmersivas
Otra tendencia en el estímulo del componente lúdico es la creación de experiencias inmersivas, utilizando tecnologías como la realidad virtual y la realidad aumentada. Estas herramientas pueden ser utilizadas para simular entornos y situaciones que permitan a los asistentes interactuar de manera más activa y entretenida con el evento.
- Sostenibilidad y responsabilidad medioambiental
5.1. Arquitectura efímera
Muchos eventos requieren arquitectura efímera, como stands de ferias o decoración de escenarios. Cada vez son más las empresas que apuestan por actuar con responsabilidad y dejar la menor huella medioambiental posible, incorporando en su interiorismo materiales reciclados, reutilizables y no contaminantes.
5.2. Gestión responsable de residuos
Además de utilizar materiales sostenibles, es importante implementar una gestión responsable de residuos en los eventos. Esto puede incluir la reducción del uso de plásticos de un solo uso, la promoción del reciclaje entre los asistentes y la contratación de proveedores comprometidos con prácticas sostenibles.
- Reducción de la ostentación
6.1. Adaptación a la situación económica
Los grandes eventos corporativos con impactantes puestas en escena están dando paso a otro tipo de formato, más ajustado a la actual situación de crisis económica. En este contexto, las empresas no pueden –y tampoco quieren– parecer frívolas o dar una imagen de dispendio de recursos, por lo que los actos que organizan denotan más austeridad.
6.2. Eventos más íntimos y personalizados
Esta tendencia se traduce en la organización de eventos más íntimos y personalizados, donde se prioriza la calidad y la experiencia de los asistentes por encima de la cantidad y el despliegue de recursos.
- Hibridación y vertiente virtual
7.1. E-meetings y webinars
En los últimos años, hemos observado un incremento de los e-meetings y los webinars. La mejora de las conexiones, las videoconferencias y el videostreaming permiten crear eventos virtuales, que comportan una importante reducción de los gastos (desplazamientos, alojamiento, alquiler de espacios, etc.) y a la vez una mayor perdurabilidad en el tiempo.
7.2. Espacios online para el networking
El diseño de eventos 2.0 pasa por habilitar espacios online donde favorecer el networking, la participación activa en las diferentes sesiones y la interacción con los ponentes. Sin embargo, la fuerza de un evento está muy vinculada a la capacidad de convertirse en un punto de encuentro que favorezca la interacción personal y la comunicación interpersonal, por lo que las actividades presenciales mantienen una arraigada tradición.
7.3. Eventos híbridos
La tendencia actual pasa por la hibridación, es decir, la organización de eventos que cuenten con una ejecución presencial, pero que a la vez tengan un importante componente virtual. Este tipo de eventos permite combinar lo mejor de ambos mundos, ofreciendo a los asistentes la posibilidad de participar tanto en persona como a través de plataformas digitales.
- Uso de nuevas tecnologías
8.1. Iluminación LED, video mapping y códigos QR
La evolución de las nuevas tecnologías ha llevado a los profesionales del sector a organizar actos más impactantes de forma más ágil y eficaz. La iluminación LED, el video mapping, los códigos QR, las apps y las tarjetas de visita electrónicas son solo algunas de las novedades que han facilitado la organización de eventos en los últimos años.
8.2. Evaluación del ROI con tecnología
Las nuevas tecnologías también están al servicio de la evaluación del retorno de la inversión (ROI) en los eventos. Herramientas como sistemas de seguimiento de asistentes, aplicaciones de feedback y análisis de datos permiten a los organizadores medir el impacto y el éxito de sus eventos de manera más precisa y eficiente.
- Personalización y segmentación
9.1. Eventos adaptados al perfil del asistente
La personalización es una tendencia clave en el futuro de la organización de eventos. Los organizadores deben ser capaces de adaptar sus eventos al perfil de los asistentes, teniendo en cuenta sus gustos, preferencias e intereses. Esto implica ofrecer contenido y actividades específicas para diferentes segmentos de público, así como diseñar experiencias personalizadas que hagan que cada asistente se sienta único y especial.
9.2. Uso de la tecnología para la personalización
La tecnología juega un papel importante en la personalización y segmentación de los eventos. Por ejemplo, las aplicaciones móviles pueden ofrecer a cada asistente información y recomendaciones basadas en sus intereses y preferencias, mientras que las herramientas de análisis de datos pueden ayudar a los organizadores a identificar patrones y tendencias que les permitan mejorar y adaptar sus eventos en función de las necesidades de su público.
- Seguridad y prevención
10.1. Protocolos de seguridad
La seguridad es un aspecto fundamental en la organización de eventos, y las tendencias futuras apuntan hacia la implementación de protocolos de seguridad más rigurosos y eficientes. Esto incluye medidas como el control de accesos, la vigilancia y la coordinación con las fuerzas de seguridad para garantizar la protección de los asistentes y los recursos del evento.
10.2. Prevención de riesgos y contingencias
Además de garantizar la seguridad, los organizadores de eventos deben estar preparados para enfrentar posibles riesgos y contingencias. Esto implica contar con planes de emergencia y evacuación, así como estar en constante comunicación con las autoridades y los servicios de emergencia para prevenir y gestionar cualquier situación adversa que pueda surgir durante el evento.
Image Source: FreeImages
