A la hora de organizar un evento no solo es fundamental organizar y coordinar todos los aspectos del mismo sino conseguir que los asistentes estén satisfechos con su participación en él. Organizar todos los aspectos y conseguir que figuras importantes participen en él es algo que te ayudará a conseguir el éxito y para conseguir que todos acaben contentos, te mostramos en este post algunas maneras de deleitar a tus asistentes y que quieran volver a todos los que organices más adelante.
Qué hacer
Mostrar a los ponentes
A los asistentes les gusta saber quién va a presentar los paneles, a qué hora se celebra, sobre todo si es una celebridad, un influencer o un experto del sector. También les interesa saber quién más va a estar ahí si después hay opción a realizar networking y conocerles. Añade una lista pública de invitados u opta por dar la opción de recibir esta información y así lograrás una mayor participación entre las personas interesadas en conectar con otras personas influyentes.
Usa la empatía
Establece una conexión emocional con los invitados, ya sea a través del evento en sí o de la marca. Si se ha invertido en ellos emocionalmente, serán más leales.
Testimonios/referencias
Algunos invitados se sienten más felices leyendo referencias u oyendo sobre otras experiencias y puede ser la oportunidad perfecta para mostrar eventos previos. Escuchar a asistentes leales o recurrentes suele ser más alentador para un evento o marca y puede facilitar que los que acudan por primera vez se sientan más cómodos.
Sé claro y conciso
La transparencia, la comunicación y aclarar los distintos aspectos del evento a los invitados es una manera fácil de mejorar la experiencia de usuario, uno de los pilares de un buen servicio al cliente. Sé claro con las intenciones e instrucciones y facilítalo todo para tus invitados.
Tener siempre un PLAN B
Aunque seamos las personas más organizadas del mundo, siempre hay cosas que escapan a nuestro control por lo que, en la medida de lo posible, siempre hay que tener un plan b al que recurrir en el caso de que el plan a se estropee.
Qué NO hacer
Llegar tarde o largas esperas durante el evento
Los invitados también tienen planes y cosas que hacer después de tu evento, por ello que un evento vaya con retraso puede llegar a frustrarles. Ya sea que el ponente llegue tarde, que las puertas no abran a tiempo o cambiar a última hora el orden de los eventos puede acabar con la paciencia de los asistentes.
Por otro lado, permitir situaciones de espera durante el evento puede derivar en descontento e impaciencia por parte de los asistentes a tu evento. Si no tienes ninguna posibilidad u opción de acortar el tiempo de espera, ofrece entretenimiento y vías de escape para entretener a tus asistentes mientras hacen cola. Utiliza la tecnología para evitar los tiempos de espera.
Ignorar el feedback negativo
Aunque no siempre sea bueno recibir feedback negativo, es vital para ayudar a mejorar futuros eventos. Además, los invitados que se quejan también pueden explotar y causar serias repercusiones si sus problemas no se solucionan. Reconocer los errores y escuchar el problema en cuestión a veces es suficiente para calmar los ánimos de los afectados.
Despreciar a los asistentes por no ser VIP
Si decides agregar cierta exclusividad a tu evento asegúrate también de no descuidar a los asistentes que no son VIP. Ofrece correctamente los servicios básicos para evitar el descontento.
Usar figuras polémicas
Ya se trate de entretenimiento o de influencers de la industria evita invitar a aquellos con una reputación deteriorada o que se han pasado de la raya de alguna manera. Aunque la controversia pueda ser una herramienta de marketing efectiva, no ayuda a que los invitados estén contentos si la mitad de la audiencia se irrita o enoja.
