El mundo de la organización de eventos ha experimentado una evolución considerable en los últimos años. Con la creciente necesidad de innovación y de crear experiencias memorables, los eventos al aire libre se han convertido en una tendencia popular. Sin embargo, la planificación de un evento al aire libre puede suponer un auténtico desafío, especialmente si quieres que sea un gran éxito. Aquí te presentamos 10 consejos esenciales para organizar un evento al #airelibre.
- Definición de los Objetivos y el Formato del Evento
Antes de empezar con la planificación del evento, es importante tener en claro los objetivos que queremos lograr con el mismo. ¿Es un evento de formación, de agradecimiento a los socios, de recaudación de fondos, o simplemente para proporcionar una experiencia estética a los invitados? La respuesta a esta pregunta determinará el formato del evento: el concepto, el horario, la duración, las funciones del equipo, el diseño de la sala, la comida, el sonido, etc.
Consejo profesional: No te limites a los formatos de eventos tradicionales. Considera la posibilidad de realizar conferencias al aire libre, desayunos temáticos, eventos en línea, eventos al aire libre. Lo importante es que el formato sea propicio para lograr el objetivo del evento.
- Planificación y Organización
La planificación y organización son aspectos clave para el éxito de cualquier evento. En el caso de los eventos al #airelibre, se debe tener en cuenta la logística, el contenido y la promoción del evento. Para ello, puedes utilizar herramientas de planificación como Google Docs, Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek, etc.
Consejo divertido: ¡No subestimes el poder de una buena hoja de Excel! Esta herramienta puede ser tu mejor aliada en la planificación de tu evento.
- Presupuesto y Reserva para imprevistos
El presupuesto es un aspecto crucial en la planificación de un evento. Debes tener en cuenta todos los gastos que conllevará la organización del evento: alquiler del espacio, catering, transporte, equipo técnico, etc. Además, es recomendable tener una reserva para imprevistos. Por ejemplo, si tu evento es al aire libre y el clima decide no colaborar, deberás tener un plan B y los recursos necesarios para implementarlo.
Consejo profesional: Siempre es mejor suponer en estas situaciones con anticipación y prepararse financieramente para ellas.
- Atención al Detalle
Organizar un evento al aire libre da la oportunidad de sorprender a los asistentes con detalles únicos. Desde cómo se realiza el registro, cómo se recibe a los participantes, qué música suena, si hay un lugar de fotos interesante, cómo se decoran las presentaciones y cómo se viste el equipo.
Consejo divertido: ¡No te olvides de los selfies! Un lugar de fotos interesante puede ser un gran atractivo para los asistentes y un gran recurso para la promoción del evento en las redes sociales.
- Elección del Lugar y Planificación de Alternativas
La elección del lugar es un aspecto crucial para el éxito de un evento al aire libre. Debes asegurarte de que el lugar elegido cumple con todos los requisitos necesarios para tu evento: capacidad, ubicación, servicios, estado de las instalaciones, lineamientos de seguridad e higiene, etc.
Consejo profesional: Siempre es mejor tener un plan B. Los imprevistos pueden ocurrir y debes estar preparado para ello.
- Distribución de Responsabilidades
Una buena organización implica una correcta distribución de responsabilidades entre los miembros del equipo. Cada persona debe tener claro cuál es su área de responsabilidad y qué tareas debe realizar.
Consejo divertido: ¡Haz que todos se sientan importantes! Una buena forma de motivar a tu equipo es haciéndoles sentir que su trabajo es crucial para el éxito del evento.
- Promoción del Evento
La promoción del evento es un aspecto que a menudo se subestima. Sin embargo, es crucial para asegurar la asistencia de los invitados. Según el tipo de evento y el público objetivo, deberás adaptar tu estrategia de promoción.
Consejo profesional: Asegúrate de tener un mensaje clave que se difunda en todos los canales. Este mensaje debe ser conciso y comunicar con precisión el propósito del evento a tu público.
- Servicio al Cliente
El servicio al cliente es un aspecto clave en la organización de un evento. Debes asegurarte de que tu equipo esté preparado para atender a los asistentes y responder a sus preguntas o problemas.
Consejo divertido: ¡La sonrisa es la mejor arma! Asegúrate de que tu equipo siempre esté dispuesto a ayudar a los asistentes con una sonrisa en la cara.
- Verificación Final Antes del Evento
Antes del evento, debes asegurarte de que todo está listo: el lugar, el equipo, el material impreso, el contenido de audio y video, etc.
Consejo profesional: Crea listas de comprobación para asegurarte de que todo está listo el día del evento.
- Recopilación de Opiniones de los Asistentes
Finalmente, después del evento, es importante recopilar la opinión de los asistentes. Esta información te ayudará a mejorar la calidad de tus eventos futuros.
Consejo divertido: ¡Haz que tus asistentes se sientan escuchados! Pide su opinión y agradece su participación en el evento.
Organizar un evento al aire libre puede ser un desafío, pero con una buena planificación y estos consejos, puedes crear una experiencia inolvidable para tus asistentes. ¡Adelante, la #naturaleza te espera!
