Si estás pensando en organizar un evento o congreso desde cero, es necesario que cuentes con una base que te permita construir este evento o congreso desde cero. Seguramente será un evento/congreso que no se ha hecho antes, por lo que no hay unos cimientos sobre los que empezar a construirlo. Para ello deberás establecer reuniones con algunas de estas personas, ya que pueden ser tu salvavidas para alcanzar el éxito.

1.-Líderes de comunidades

Debes empezar por aquí porque tu evento puede que sea pequeño ahora pero deberías esperar a que empiece a crecer en cuanto los líderes de comunidades te enseñen a ganar confianza, respeto y liderazgo. No solo pueden aportar conocimientos e información sino también su apoyo público. Con su reputación e influencia es posible que consigas acceso a la red de la comunidad local y un rápido crecimiento y alcance de tu marca.

Otro beneficio de estas personas es que pueden proporcionar acceso a recursos locales que puedes usar o necesitar e incluso conseguir que suba tu número de seguidores en las redes sociales.

2.-Grupo de análisis

Cuando necesitas feedback sobre ideas de negocio y temas relacionados deberías arrancar con multitud de conversaciones y reuniones informales con gente que se adecue a las características demográficas que intentas alcanzar con tu evento. Pueden ser contactos personales o gente de la comunidad local. Es muy importante y valorable que hables con ellos y te asegures que vas por el buen camino con lo que quieres incluir en el evento.

3.-Un mentor

Elige un mentor que haya hecho lo que ahora intentas conseguir tú, lo mejor es que sea del sector de los eventos, pero como mucho un emprendedor o persona de negocios de éxito. Necesitarás elegir sabiamente a un mentor dispuesto a ayudarte, ya que a partir de ese momento se convertirá en una fuente de ideas y podrá brindarte consejos, información valiosa y acceso a recursos en los que no habías ni llegado a considerar necesarios.

Seguramente ese mentor posea una extensa red de contactos que puede ser beneficiosa para ti, pero esto solo es una ventaja, ya que si han tenido éxito puedes usar su orientación y su experiencia para evitar cometer errores ingenuos. Aprende todo lo que puedas de ellos sobre cómo (o cómo no) llevar a cabo un evento exitoso en el futuro.

4.-Inversores

A no ser que sepas seguro que tendrás el suficiente capital propio para invertir en organizar el evento, necesitarás inversores que apoyen tu plan de negocio. Esta área puede ser complicada, ya que los inversores tendrán una serie de requerimientos que pedirte para aportar su dinero, vital para que tu nueva aventura despegue.

Generalmente, los inversores mantendrán una participación en su negocio, ya sea pequeña o grande, por lo que debes asegurarte de que sea la opción correcta para ambas partes y no solo juzgar en función de las finanzas. Lo ideal es que seas capaz de elegir inversores que también cuenten con una amplia red de contactos, experiencia y otros recursos que les hagan incluso más valiosos para ti.

5.-Proveedores/negocios locales

Es muy común que los proveedores locales fueran en su momento dirigidos por jóvenes emprendedores en el momento de su formación, por lo que han ido ganando conocimientos y experiencia. Los negocios locales pueden ofrecerte información sobre áreas que aún no habías considerado fundamentales, como los pedidos, los plazos de entrega, maneras de ahorrar dinero, salud y seguridad, y los pros y contras de los eventos locales.

Debes encontrar también buenos contactos de negocio que te puedan ofrecer descuentos en los productos o servicios que necesites para futuros eventos, como el catering, la decoración o locales o espacios para organizarlo. Cada céntimo cuenta.

6.-Familiares y amigos

Aunque las personas de tu entorno más cercano no tengan conocimientos sobre la industria de los eventos, es importante que te sientes y hables con aquellos en los que confías a la hora de tener ideas o planes. Pueden ofrecerte consejos y ánimos, pero lo más importante, actuarán como tus contactos de apoyo durante el proceso, y todos necesitamos de vez en cuando un pequeño empujón para seguir adelante.

7.- Equipo de Trabajo

Aunque sea el último punto del artículo no es el punto menos importante. A la hora de organizar un evento es vital contar con un equipo de colaboradores y partners que, en una primera fase, te puedan ayudar a crear el concepto y la idea del evento. Y, una vez asentado el concepto, es necesario que todos trabajen como un equipo para realizar correctamente las múltiples aristas que tiene la organización de un evento.