Contratación y gestión del servicio de Broadcast para un evento

A la hora de crear un evento internacional o una gala de Premios que sea retransmitida por televisión, la contratación y gestión del Servicio de Broadcast para un evento se convierte en un elemento imprescindible dentro de la producción general. La posibilidad de que tu evento sea retransmitido (ya sea en directo o en diferido) por una cadena nacional te facilita enormemente la labor de cumplir con tus objetivos de ROI y te allana el camino para poder conseguir más y mejores patrocinadores.

Carta de ajuste TV

Carta de ajuste TV

La teoría dice que la labor de un director de producción se divide en los siguientes puntos:

  1. Elabora y gestiona el plan de trabajo y el presupuesto.
  2. Confecciona el calendario de pagos.
  3. Contrata y gestiona los recursos humanos (artísticos y técnicos), materiales y logísticos, de acuerdo al plan de trabajo y presupuesto aprobados.
  4. Gestiona y supervisa el proceso de producción, incluyendo la orden de trabajo y toda la documentación generada durante el proceso.
  5. Si es requerido, gestiona y supervisa el proceso de post-producción.
  6. Supervisa el cumplimiento del plan de prevención de riesgos laborales de la empresa.
  7. Controla y hace el seguimiento del presupuesto durante todo el proceso y hasta la finalización de su compromiso contractual, teniendo como resultado la entrega de un balance de situación.
  8. Coordina y contrata la logística de localización y, en caso de ser requerido, también gestiona y contrata recursos humanos, materiales y logísticos.
Cámara Broadcast

Cámara Broadcast

Hasta aquí lo que dice la teoría pero, en la trinchera, la labor del Director de Producción abarca muchos más campos. Todo comienza con la supervisión y elaboración de un pliego de condiciones que te permita tener un presupuesto real y acorde a tu evento que te evite “sorpresas de última hora” que puedan descuadrar el presupuesto final.

Una vez seleccionada la empresa que se encargará de dar el servicio de Broadcast para tu evento, es necesario poner en contacto a todos los departamentos que dependen o necesitan estar en contacto con la empresa adjudicataria. Es muy importante coordinar las necesidades del realizador del evento, que se adecúen al espacio seleccionado para el evento y cumplan con lo exigido en el pliego y con los requerimientos necesarios para hacer un espectáculo a la altura del evento.

Es muy importante tener en cuenta a qué países se va a retransmitir el evento ya que, la norma de retransmisión en América (NTSC) es distinta a la norma de retransmisión que se utiliza en Europa (PAL). Si tienes una retransmisión en varios continentes, lo ideal sería contratar un satélite para la gala (NO olvidar contratar el satélite también el día del ensayo general para probar todo el sistema) y realizar una doble conversión de norma para que todos los países puedan acceder indistintamente a la norma que usen en su país.

Además de asegurarse, mediante el pliego previo, que la empresa adjudicataria cumple con los estándares de calidad exigidos, es necesario prestar mucha atención al personal elegido para puestos clave de la retransmisión (realización, EVS, cámaras grúa, steady-cam, etc.), ya que deben ser profesionales de probada experiencia en eventos en directo, y que nos eviten fallos garrafales durante la retransmisión en directo.

Una vez llegado el proceso de montaje, es necesario planificar muy bien la agenda de trabajo de cada uno de los oficios que forman parte de la producción del evento para evitar retrasos, interrupciones y problemas durante esta fase.

A pesar de lo que dice la teoría, quizá lo más importante es la gestión de egos entre los distintos oficios que forman parte de la gestión y realización del Broadcast de un evento. Es necesario saber y, en la medida de lo posible, adelantarse a todos los posibles inconvenientes que puedan surgir para poder encontrar una solución sin un excesivo desgaste de la moral y el ánimo de los distintos trabajadores. Este tipo de eventos suelen ser muy estresantes y, esta parte personal y su gestión, ayudan a que el proyecto salga perfectamente.

Álvaro Acosta Durán

AUTHOR: Alvaro Acosta
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